Arbeitsrecht

HR-Management in einer digitalisierten Arbeitswelt

Ein wirksames Management-System im Compliance und im Datenschutz braucht vor allem eines: eine ordnungsgemäße Implementierung. Diese hängt maßgeblich von der Beherrschung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Gesetzmäßigkeiten ab. Spätestens seit der Honeywell-Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts steht fest, dass der Betriebsrat bei der Einführung und Durchführung von Compliance- oder Datenschutz-Regelungen im Betrieb ein bedeutsames Mitbestimmungsrecht hat. Richtlinien enthalten zwingende Vorgaben, wie sich Mitarbeiter aus Sicht des Unternehmens rechtskonform zu verhalten haben und wie die Einhaltung vor allem auch technisch überwacht wird. Gleichzeitig bieten moderne IT-Systeme wie Success Factor, Workday etc. die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter in einer digitalisierten Arbeitswelt zu kontrollieren.

Welche duale Funktion hat das HR-Management bei Compliance und Datenschutz inne?

Dem HR-Management kommt im Rahmen von Compliance- und Datenschutz-Management- Systemen eine duale Funktion zu: Zum einen unterstützt ein HR-Management bei der Implementierung solcher Systeme durch Einhaltung und Sicherung der notwendigen arbeitsrechtlichen und betriebsverfassungsrechtlichen Regelungen. Zum anderen birgt die Personalarbeit selbst ebenfalls Risiken von Verstößen gegen Compliance- und Datenschutz-Vorgaben. Das HR-Management muss damit ebenfalls einer Kontrolle unterliegen, um diese Risiken zu minimieren. Aufgrund der grundsätzlich präventiven Ausrichtung des HR-Managements auf künftige Gegebenheiten,  gilt diese duale Funktion erst Recht in der digitalisierten Arbeitswelt.

Welche Compliance-Risiken gilt es im Rahmen der Digitalisierung durch ein wirksames HR-Managements zu minimieren?

Folgende bedeutsame Risikofelder sind durch eine wirksame HR-Compliance im Rahmen des HR-Managements von der Begründung bis zur Abwicklung eines Arbeitsverhältnisses zu berücksichtigen:

  • Missachtung der Bewerberrechte im Rahmen des Talent-Management-Systems (Stellenausschreibung, AGG, Fragerechte, Informations- und Auskunftspflichten, etc.)
  • Verletzung der Arbeitssicherheitsvorschriften, insbesondere im Rahmen von Maschineneinsatz (insbes. Gefährdungsbeurteilung; MaschinenVO, etc.)
  • Ignorieren der Arbeitsrechtsvorschriften bei der Flexibilisierung des Arbeitsortes im Home-Office und beim mobilen Arbeiten
  • Nicht-Einhaltung der Arbeitszeit samt digitaler Dokumentation (vgl. jüngst das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 in der Rs. C 55/18)
  • Nicht-Gewährung von Mutterschutz und Elternzeit
  • Umgehung von Lohn und Gehaltspflichten sowie Sozialversicherungs- und Steuerpflichten
  • Fremdpersonaleinsatz: Leiharbeitnehmer, Werk- und Dienstverträge, (Schein-)Selbstständigkeit (insbes. Sozialversicherungsbetrug)
  • Fehlende Umsetzung des Beschäftigtendatenschutzes aus DS-GVO und des BDSG im Rahmen der Digitalisierung der Arbeitswelt und der Personalarbeit
  • Unzulässige und ungeregelte Überwachung von Mitarbeitern
  • Ungleichbehandlung von Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen
  • Fehlende Beachtung der Mitbestimmung des Betriebsrats oder von Tarifvertragsparteien
  • unzulässige Bevorzugung oder Benachteiligung der Sozialpartner
  • Missachtung der Rahmenbedingungen bei Restrukturierung des Unternehmens (Betriebsverfassungsrecht, Sanierungsvereinbarungen, Due Dilligence, etc.)
  • Missachtung der Fürsorgepflicht beim Einsatz digitaler Lösungen und Maschinen
  • Unzureichende Weiterbildung der Mitarbeiter für die digitalen Herausforderungen
  • Missachtung der Rechte des ausgeschiedenen Mitarbeiters (Kündigungsschutz, Rentenrechte, Informationspflichten, etc.)
  • Nicht-Einhaltung der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte (BAG, LAG, etc.)
  • v.a.m.

Welchen wesentlichen Support leistet ein wirksames HR-Management für die Digitalisierung und den Datenschutz?

HR leistet insbesondere in folgenden Punkten wesentlichen Support für die digitale Transformation und die Umsetzung des Datenschutzes im Betrieb:

  • Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
  • Personalsteuerung der Datenschutzorganisation: Datenschutz-Beauftragten, Digitalisierungs-Officer, Compliance-Officer u. a. einsetzen
  • Schaffung von Transparenz gegenüber Bewerbern und Mitarbeitern durch Kommunikation der datenschutzrechtlichen Regelungen bereits ab Beginn des Arbeitsverhältnisses (Betroffeneninformation, Merkblätter, Betriebsvereinbarungen, Aushänge, Prozessbeschreibungen etc.)
  • Überprüfung der Mitarbeiter hinsichtlich der Eignung zum Umgang mit (sensiblen) personenbezogenen Daten durch direkten Kontakt mit Belegschaft und Betriebsrat
  • Förderung der Datenschutzkultur während des Digitalisierungsprozesses durch den Kontakt zwischen Geschäftsleitung, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragtem und Mitarbeitern
  • Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung durch Verhandlungen von Betriebsvereinbarungen mit dem Betriebsrat schaffen
  • Wirksamkeit des DMS durch Sicherung der Mitbestimmung des Betriebsrats nach §§ 87 ff. BetrVG
  • Überwachung von Telekommunikationsmitteln ermöglichen (Dienst-/Privatnutzung)
  • Analyse wesentlicher Datenverarbeitungsprozesse im Zusammenhang mit Beschäftigtendaten
  • Sanktionierung von Verstößen gegen Vorgaben aus Datenschutz-Management-System
  • v.a.m.

Wie kann das CAD-Institut Sie bei Ihrer Personalarbeit unterstützen?

Ein modernes HR-Management integriert die Bereiche Compliance und Datenschutz zur Schaffung der notwendigen Rahmenbedingungen. Compliance-Management und Datenschutz-Management sind nur so gut, wie sie von den Mitarbeitern gelebt werden. Für die Kommunikation der bestehenden Vorgaben ist der Personalbereich originär zuständig, der zugleich auch die Rechtsgrundlagen für den Umgang mit Beschäftigtendaten schaffen kann. Personaler, Compliance-Officer und Datenschutz-Beauftragte sollten daher Teil der gesamten unternehmerischen Compliance-Struktur sein und im ständigen Austausch stehen. Nur eine enge Verzahnung von Compliance, Arbeitsrecht und Datenschutz sorgt dafür, dass die erforderlichen Maßnahmen für eine Enthaftung der Geschäftsführung ergriffen werden.

Das CAD-Team kann Sie aufgrund seiner Expertise im Schnittstellenbereich von Compliance, Arbeitsrecht und Datenschutz bei folgenden Herausforderungen unterstützen:

  • HR-Compliance-Review: Analyse und Kontrolle der Personalarbeit hinsichtlich der Einhaltung von arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Pflichten und digitaler Möglichkeiten
  • Schaffung einer HR-Management-Richtlinie für rechtssichere und digitale Personalarbeit
  • Implementierung und Überwachung von Compliance-, Arbeitsrechts- und Datenschutz-Regeln im Unternehmen
  • Awareness für Gesetzes- und Rechtsprechungsänderung
  • Bedeutung und Funktion des Compliance-Officer und des Datenschutz-Beauftragten
  • Unterstützung bei der Umsetzung der HR-Compliance, des Arbeitsrechts und des Datenschutzes in der Personalabteilung und im Unternehmen
  • Überwachung der Compliance-Regeln, Feststellung von Verstößen gegen die Compliance-Regelungen und Ergreifen arbeitsrechtlicher Maßnahmen
  • Kontraktorenmanagement und rechtssichere Regelung des Fremdpersonaleinsatzes
  • Gestaltung von Home-Office und Mobiles Arbeiten
  • Datenschutz-Management in der Schnittstelle zur Personalarbeit
  • Sicherung der Sozialpartner-Compliance
  • Verhandlungen mit dem Betriebsrat zu Themen der Compliance und des Datenschutzes in der Schnittstelle zum Arbeits- und Mitbestimmungsrecht
  • Schaffen von datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen für die Personalarbeit
  • Unterstützung bei der rechtskonformen Restrukturierung und Sanierung des Unternehmens
  • Schulungen des Managements, der Führungskräfte, der Mitarbeiter und des Betriebsrats zu einschlägigen Belangen der Compliance, des Arbeitsrechts und des Datenschutzes
  • Compliance-Management-System/Datenschutz-Management-System: Vereinheitlichung von bestehenden Elementen des Unternehmens zu einem wirksamen Management-System
  • Digitalisierung im Betrieb: digitales Talentmanagement, rechtssicheres Change-Management, Technik- und Datenschutz-Folgenabschätzung, Wearables, Mitarbeitereinsatz bei predective Maintenance, Know-How-Schutz, zeit- und ortsflexibles Arbeiten, Weiterbildung, etc.